Hoy en día cualquier empresa o institución que desee tener una repercusión mediática, debe de tener su propio espacio para los medios de comunicación. En este post te explicaré como puedes crear tu sala de prensa de forma gratuita, en tu propio sitio web, además lo podrás hacer tu mismo si dispones de un wordpress o un gestor de contenidos (CMS) que permita incrustar código html.

Los periodistas son profesionales ocupados, deben de completar espacios en sus medios con contenido de calidad  y tienen poco tiempo para hacerlo, por lo tanto tienes que ponerlo muy fácil. Para eso el espacio donde esté ubicado todo el material que destines a los medios y las notas de prensa tienen que tener unos criterios mínimos.

• El menú MEDIA/PRENSA tiene que ser fácil de encontrar en el sitio web, directamente desde la home.
• Las notas de prensa deben de estar en formato texto y formato word/pdf descargable, evita poner demasiadas «pijerías» en el texto word ya que eso no facilita la labor de maquetación de un periodista. Hay partidario de subir ficheros pdf y ficheros en formato .doc. A mi me gusta más el doc porque no todos saben copiar y pegar textos de un pdf y a veces no puedes seleccionar todo el texto. Cuestión de gustos. Puedes dar las dos opciones.
• Las fotos deben de estar adjuntas. Si incrustas fotos en un texto word debes de saber que esa foto al periodista solo le vale de referencia, las fotos deben de tener una resolución mínima de 200 ppp (puntos por pulgada) al tamaño real de impresión.
• Indica la fecha de la nota de prensa al principio. Ahorrarás mucho trabajo al periodista si pones la fecha de la nota de prensa al principio.
• El título tiene que ser muy descriptivo, en este caso no hay que ser muy creativo/copy/publicitario, añade un subtítulo con una letra más pequeña y ofrece algunos de los detalles que hay dentro del texto.
• No vendas nada de forma descarada, intenta darle la vuelta a la nota para que sea de interés general, si ofreces mucha información comercial no podrá ser tratado como noticia, a no ser que sea muy innovador lo que pretendes dar a conocer.
• Deja los datos de contacto al final de la nota para que puedan ampliar información con la persona responsable por si necesitan más detalles.

Ahora toda esta información tienes que hacerla visible, te diré como puedes hacerlo de una forma gratuita y rápido para que puedas tener un espacio de prensa en tu propia web con toda la información organizada, además podrás insertar audios, videos y fotografías.

Estructura del Menú MEDIA/PRENSA

Depende de tu empresa tendrás que dividirlo en varias secciones el más habitual es:

1. Notas de prensa

Los elementos que necesitas son: Fecha de la nota, Título, Extracto y archivos a descargar. Puedes poner el .doc o .pdf, las fotos que necesites, audios o videos referentes a esa nota de prensa.

2. Imagen Corporativa

En esta sección tendrás todos los logotipos de la empresa y material corporativo para que esté disponible para su descarga y reproducción en los medios que lo requieran para complementar la información que se publique. Debe de contener como mínimo estos elementos.

3. Multimedia

En este apartado organizaremos todo el material multimedia, hay muchas posibilidades, yo mostraré dos. Una si quieres descarga directa y otra si quieres previsualizar los contenidos antes.

Implementando la sala de prensa

Ya tienes tu web realizada en wordpress (puedes hacerlo con cualquier CMS que acepte códigos embebidos) y ya has creado la página MEDIA/PRENSA. En función del número de publicaciones que tengas puedes agruparlo todo en una página dividiendo la página en tres apartados o tener una página dentro de MEDIA para cada sección, esto es:

MEDIA>NOTAS DE PRENSA

MEDIA>IMAGEN CORPORATIVA

MEDIA>MULTIMEDIA

Como ejemplo voy a ponerte las imágenes del sitio web de Sporquarters.

1. Notas de prensa

Como te he comentado la nota debe de contener la Fecha, el título y extracto de la misma. Además si incorporas una fotografía también debes de separarla del documento word para descargar.

• Sube la nota en formato .zip o .doc a Medios en tu web de wordpress, te creará un enlace directo para descargar (puedes cambiar el título pero copia antes la url de descarga para pegarla si lo cambias). También puedes subir la nota a slideshare y poner el enlace, en este caso no te ocupará espacio en tu servidor. Para realizar seguimiento de los clicks puedes acortar la url con bit.ly.
• Sube la imagen. Si lo que quieres es que se la descarguen, tienes muchas formas, te explico solamente tres.

• Subir via FTP. Es un poco más engorroso, debes de tener un programa para subir ficheros o a través de la web de tu proveedor de hosting y tienes que conocer la url completa.
• Subir via WordPress. El problema es que el panel de gestión para subir elementos MEDIOS está limitado en el tamaño del fichero depende de tu panel podrás subir más tamaño o menos. Pero es la forma más fácil y rápida.
• Subir a un servicio de disco duro virtual como Dropbox. Sube la foto comprimida .zip a la carpeta Public, copia el enlace, acórtalo para hacer el seguimiento y haces el mismo proceso que con la nota de prensa.

 2. Imagen corporativa

Similar a la parte de «subir imagen» de la nota de prensa. Puedes utilizar cualquiera de esos medios, aunque hay muchas más opciones, son las más sencillas.

3. Multimedia

Esta es la sección ideal para reproducir videos, fotografías y audios. El objetivo es que quien entre pueda estar más tiempo y se haga una idea de lo que haces sin descargar nada, e incluso pueda reutilizar el material para su medio.

• Para los videos y fotografías: Si usas wordpress lo mejor es utilizar un módulo de portfolio de una plantilla e implementarlo a través de shortcodes (permiten realizar acciones visuales y de organización en wordpress). También tienes la posibilidad en la mayoría de «temas» de wordpress de hacer un carrusell c0n un slide que va cambiando las fotografías a tamaño real, aunque a mi para la sección de prensa no me acaba de convencer.

Para los audios: te recomiendo utilizar un sistema para incrustar audios (widgets), tal y como se hace con los videos de Youtube en los blogs. Uno fácil de utilizar es Ivoox, te creas un canal y subes los audios, después de genera unos códigos que si los pegas en tu wordpress en modo HTML te inserta un reproductor para escuchar el audio y descargarlo. Tienes varias opciones de widget para elegir.

Si pones en marcha tu sala de prensa tendrás focalizada toda la información que puede ser de interés para los medios, tendrás más visibilidad y te ahorrarás tiempo cuando te pidan un logo o una foto para un reportaje. ¿Tienes alguna idea o consejo para que podamos crearnos una sala de prensa completa?.

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Foto: Secretary of Defense