Cuando vamos a organizar eventos uno de los grandes retos es la promoción, pero a veces dejamos a la promoción lo que depende de la organización. El éxito de convocatoria depende de muchísimos factores. Si además dispones de pocos recursos económicos tienes que hacer un poco de marketing de guerrilla y tener en cuenta varios puntos que te ayudarán para que sea un éxito.

En el Curso Bloggers de Murcia tuvimos un promedio de 700 asistentes presencialesque llevó un gran trabajo, tanto de previa como de promoción. En esta serie de dos post te daré las claves, tanto desde el punto de vista organizativo como desde el punto de vista promocional, para que las pongas en marcha en tus eventos.

Aspectos organizativos y estratégicos previos

Título del evento

Ya habló de esto Carlos Bravo sobre la importancia del título en el marketing, pero tenemos que tener en cuenta que el título es lo primero que va a ver la gente. Hay que ser creativo pero a veces los somos demasiado y no hay quién sepa de que va el evento,en determinados medios no llama la atención, por ejemplo en Twitter, donde el texto es el único enganche que tenemos. Curso para Bloggers, es un título claro, identificable, quizá no muy publicitario pero si muy efectivo.

Diseño

El diseño gráfico es otro de los aspectos fundamentales a la hora de crear un evento, antes hemos dicho que el título es importante para que se identifique cual es el objetivo del evento en algunos medios como twitter. Pero la imagen es muy importante para la promoción en otros soportes como Facebook, Pinterest y Google+. Cuida el diseño, un diseño cutre dice poco de la profesionalidad del evento.

Programa

Un buen programa vende mucho mejor que si no lo es. Busca ponentes y temáticas que sean de interés. Incluso si puedes testearlo mucho antes con la audiencia que te interesa mucho mejor. Puedes incluso proponer que los asistentes propongan los ponentes como el caso del evento SEonthebeach que organiza Sico de Andrés en La Manga. (por cierto si te interesa acudir tienes un descuento de 20€ con este código “viudes756″).

Objetivo

Debes de dejar muy claro que es lo que van a conseguir los asistentes acudiendo al evento. Qué van a aprender o qué van a escuchar y si hay material de apoyo, certificación, etc.

Dirigido a

Este apartado es fundamental, si no dejas claro a quién va dirigido al evento te puede generar un feedback negativo ya sea por no cumplirse las expectativas o por todo lo contrario.

Espacio

Para elegir un espacio adecuado tienes que tener en en cuenta como mínimo el número de asistentes, la duración del evento y el tipo de disposición (escuela, auditorio, en formato U…). Además de:

• Comodidad del local
• Catering o cafetería
• Conexión a internet
• Pantallas, audio y micrófonos
• Conexión de salida de audio para cámaras
• Aparcamiento para los asistentes

Inscripción

No utilices documentos electrónicos (pdf o word) que haya que imprimir firmar y enviar por fax. Eso es fracaso absoluto, ni siquiera enviar un email a una dirección es buena idea. Lo mejor es proponer un formulario sencillo incrustado en la página del evento. Tienes recursos para poder hacerlo por muy poco precio, o incluso gratuito.

Aquí os dejo 3 empresas españolas que disponen de plataformas para la inscripción, registro y venga de invitaciones para eventos: Reunalia, Codeeta y Ticketea

Confirmación

Una de las cosas que se suele hacer es enviar un recordatorio a los asistentes el día antes del evento. Incluso en cursos de pago ha tenido gente que no ha acudido por que no lo tenía en la agenda, así que un recordatorio viene muy bien.

Precio

En época de crisis es un factor importante, pero siempre podemos salvar esas cuestiones aportando valor al evento a través de otras propuestas. Lo importante es que los asistentes vean un verdadero aprovechamiento de su dinero y de su tiempo. Puedes ver un ejemplo de como aportar valor a un evento con el weberyday social media. Por cierto si no estás en Madrid se emitirá por streaming. Siempre puedesinnovar en la venta de entradas poniendo un precio más bajo hasta una fecha, limitando las fechas de inscripción o innovar como se hace en el weberyday incrementando en 1€ cada entrada vendida.

Puedes trabajar con estas variables:

• Gratuito: es un evento promocional, el objetivo es generar leads, o simplemente hacer difusión de una temática.
• Urgencia: Tienes un número de plazas para el evento y un contador.
• Límite: Fecha de inscripción a menor precio hasta una fecha determinada.

Streaming

Tienes que tener en cuenta si el evento lo vas a dar por streaming y si va a ser de pago. Si el evento es de difusión gratuita lo puedes hacer mucho antes incluso cuando promueves el evento físico. Si el evento es de pago y presencial te aconsejo que te esperes unos días antes del evento.

Partners

Si te rodeas de partners que a cambio de su servicio ganen algo de presencia mucho mejor, te ayudará a reducir los costes. A cambio tienes que poner en valor su trabajo.

Hasta aquí la primera parte de cómo organizar y promocionar eventos, si tienes experiencias similares seguro que se te ocurren más cosas. ¿Qué aspectos crees que hay que tener en cuenta para la organización de eventos?.

En la siguiente te hablaré de como promocionar el evento para que tengas el mayor de los éxitos de convocatoria. Si quieres recibirlo en tu email suscríbete en la casilla de la derecha o haz click aquí.