Probablemente habrás escuchado/leído o incluso habrás participado en un blogtrip (bloggertrip). Un encuentro para bloggers organizado por alguna empresa, marca o institución en el que son invitados a participar para tener una experiencia con la marca con diferentes objetivos.

Imagen del BlogTrip organizado para la empresa SEVERIN


Estos encuentros deben de estar muy pensados, organizados y no se pueden realizar a la ligera, en este post me gustaría darte algunas claves, paso a paso si estás pensando en organizar uno.
Desde la experiencia como invitado a algún blogtrip y como organizador creo que son fundamentales seguir estos pasos.

A.  LA IDEA
Hazte una serie de preguntas antes de tomar la decisión:
  1. ¿Tu producto/servicio es bueno, tiene alguna diferencia sustancial y que sea percibida por el mercado?. Busca una excusa innovadora.
  2. ¿Qué objetivo quieres cumplir?, la mayoría de blogtrip buscan la generación de contenido ajeno sobre el producto servicio a través de los social media. Ten claro si luego vas a querer medir el ROI  de esa acción. Plantea indicadores Sociales cuantitativos y cualitativos.
  3. ¿El producto ya está lanzado?. Es mejor que lo hagas antes de lanzarlo al mercado, los bloggers realizarán post si son de los primeros en conocer el servicio. Es material exclusivo. Si el producto está lanzado dale una vuelta para que puedan tener información exclusiva vinculada al producto/servicio.
  4. ¿Cuánto tiempo durará?. Te en cuenta que los bloggers, en su gran mayoría, no viven de su blog. Tienen sus trabajos o son profesionales autónomos por lo que tienes que tener en cuenta su disponibilidad laboral. Si lo haces de un día ten en cuenta que deberás ofrecer una noche o dos de hotel previa y post al evento, más el viaje por supuesto. Si lo haces de dos días tienes más coste de producción pero quizás te compense. Los mejores días son viernes-sábado.


Si después de esto sigues adelante ahora llega otra fase.

B. SELECCIÓN DE BLOGGERS
  1. Contrata a alguien con cierta relevancia en las redes sociales que tenga una cierta reputación para que te ayude a la selección y a ponerte en contacto con ellos.
  2. Depende del presupuesto que tengas el número ideal está entre 10-15 bloggers.
  3. Si tus objetivos son nacionales intenta seleccionar bloggers que tengan presencia/influencia en las regiones a las que te interese llegar.
  4. Hay bloggers que escriben sobre todo, utiliza herramientas de búsqueda en blogs y de búsqueda en twitter para encontrar a los especialistas en tu sector.
  5. Haz una combinación con especialistas en Social Media, muchos de ellos dan charlas, seminarios y les siguen empresas para aprender de ellos.
  6. En una hoja de cálculo haz una serie de columnas con la selección de bloggers y sus datos de contacto, si tu objetivo son 15 debes de seleccionar como mínimo 40-50.
  7. En la misma hoja de cálculo añade columnas como el número de followers, si tiene página o perfil en facebook, su email.
  8. Redacta un email tipo, en el que de una forma elegante le hagas partícipe de blogtrip, objetivos del mismo, personaliza al máximo el email y porque ha sido uno de los seleccionados.
  9. A partir de la selección inicial, utiliza herramientas de reputación e influencia como Grader, Klout para identificar que Bloggers tienen más repercusión en cada medio. Blog, Facebook, Twitter y añade esos datos a la hoja excel de la selección.
  10. Intenta hacer esto un mes y medio 2 meses antes del evento.
  11. Intenta no plantear plazos exactos, pero si dale a entender que necesitas la contestación cuanto antes.
  12. Algunos aspectos que también puedes comprobar para identificar el nivel de influencia de un blogger:
  13. Un cuidado diseño del blog y una correcta identificación de su marca personal. Nombre o pseudónimo.
  14. Comprueba si utiliza multimedia propia (buenas fotografías, vídeos editados..etc)
  15. Publicación periódica de post.
  16. Número de comentarios, de RTs en Twitter o Compartidos en Facebook que tienen sus entradas.
  17. Personas que le siguen como por ejemplo a través de Google Friend o NetworkedBlog
  18. Seguidores que tienen en Twitter y su periodicidad de publicación y si interactúa con sus seguidores.
  19. Vídeos en su canal de youtube, calidad y número de visualizaciones. También es interesante ver el número de suscriptores y el número y calidad de los comentarios que tiene en sus vídeos.
  20. Si tienes problemas para convencerlos o encontrarlos, pídele a alguno de ellos que te haya confirmado su asistencia que te sugiera y ayude a bloggers para invitarlos.


C. OBJETIVOS DEL BLOGTRIP

El blogtrip tiene que tener un objetivo muy concreto. Los bloggers no son periodistas, no tienes que realizar ninguna nota de prensa. Lo que no quieres que cuenten en sus medios no lo digas.
Plantea que gana la empresa, pero también que ganan los bloggers por acudir. Rodea la experiencia con una serie de connotaciones:
  1. Exclusividad, se invita a un grupo seleccionado de un sector o localización geográfica concreta.
  2. Primicia, van a conocer alguna primicia del producto o servicio.
  3. Networking, los CEO o directivos importantes de la empresa participan también en el mismo.
  4. Material exclusivo, prepara material multimedia, productos de prueba, bonos descuento para sus lectores, la presentación utilizada
  5. Relación, normalmente los blogtrip empiezan y acaban durante el evento. Pero conseguirás mejores objetivos si intentas que la acción sea duradera en el tiempo, crea algún motivo de valor y real para mantener el contacto con ellos.
  6. Calidad, el evento tiene que ser de calidad, la calidad del producto o servicio que quieres presentar, la atención para facilitarle el viaje, la recepción, el kit de viaje, facilidad de contactar con las personas de la organización, desplazamientos, comidas, hoteles y la vuelta preocupándose por si ha realizado el viaje con éxito. 
  7. Feedback, no des por terminado el producto, abre debate para que los bloggers te puedan sugerir, preguntar y aportar ideas. Acógelas como objetivo del evento y anota y agradece cada una de ellas. Ten personal especializado en el evento por su surgiera alguna pregunta más técnica.


D. DURANTE EL EVENTO
  1. Debes crear un documento de cesión de derechos de imagen para cada uno de los asistentes que te deben firmar a la llegada al evento.
  2. Siempre tiene que haber alguien de la organización con el grupo, incluso de noche.
  3. Dales a cada uno un documento con los teléfonos de contacto de los organizadores y si llevan la foto mejor.
  4. Crea un hastag para usarlo durante el evento.
  5. Controla todos los tiempos, pero no agobies.
  6. No hagas un evento tupperware, no intentes vender.
  7. Haz branding, coloca vinilos, camisetas o gorras, roll-up o photocall para las entrevistas.
  8. Graba el evento en video. Utiliza 2 cámaras una para planos generales y otra para planos de cada uno de los asistentes.
  9. Contrata a un fotógrafo que haga un buen reportaje.
  10. El blogger que te ayudó a la selección tiene que participar en el evento, es un buen «pegamento» para unir al grupo. 
  11. Crea una lista en twitter de los asistentes y compártela con todos.
  12. Los bloggers crearan sus contenidos cuando crean conveniente no agobies.
  13. Agradece la asistencia hasta el final y valora sus aportaciones personales.


E. DESPUÉS DEL EVENTO
  1. Supera su expectativa. Deja alguna sorpresa para su llegada a casa. Imagina que cuando lleguen a casa tienen un detalle de la compañía que no esperaban.
  2. El equipo de la organización agregará como amigos en Facebook a los bloggers o por lo menos el blogger que te ayudó a la selección.
  3. En menos de una semana sube el reportaje fotográfico del evento, crea un post en el blog de la compañía. En Facebook ya se pueden etiquetar las fotografías de las páginas por lo que se le puede dar más viralidad al evento.
  4. Prepara un video de máximo 3 minutos genérico del evento y súbelo al canal de youtube y facebook del evento o de la compañía.
  5. Utiliza el hashtag del evento  para comunicar los contenidos que vas subiendo por eso no pueden pasar de 10 días desde el blogtrip.
  6. Prepara un video personal con las imágenes que grabaste con la cámara de planos de los asistentes, mezclados con planos generales. Rotula con su nombre, blog y usuario de twitter para promocionar sus espacios sociales.
  7. Manten el contacto haz RTs de los post y Tweets que escriban sobre el evento con la cuenta corporativa.


Lo importante es que logres humanizar la empresa, que de verdad se aporte un valor y sea un «win to win».


Podéis ver en el Blog de Juan Boronat @lasblogenpunto la crónica de uno de los BlogTrip en los que he participado y que fue la previa al lanzamiento previo a las nuevas maquinillas de afeitar Gillette Fusión Proglide.



Y por último también te dejo aquí otra de las crónicas de un blogtrip al que fui invitado, el lanzamiento de KioskoyMas.



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