Organízate como una noria para evitar el estrés

Mucha gente que me acaba conociendo me pregunta que cuánto equipo tengo trabajando en mi empresa, y qué como puedo hacer tantas cosas. Tengo que decir que no sería posible sin mi mujer, y de su comprensión y ayuda, que me libera de muchas tareas del hogar además de echarme una mano en algunas tareas de la gestión de la empresa. Por supuesto tienes que poner de tu parte para que exista un equilibrio profesional y personal. Yo lo veo como una noria, cada pala debe de hacer su trabajo en el momento adecuado, todas suman para que el agua llegue a la zona superior, el trabajo se reparte y ninguna soporta más que otra.

He estado en el hospital dos veces, yo no lo sabía pero el médico me lo dijo al salir  la segunda vez, «esto te ha pasado por estrés». A partir de la segunda vez tome algunas decisiones que me han ayudado mucho. Quiero compartirlas contigo para ayudar un poco a descongestionar las urgencias de los hospitales y que de paso tu trabajo te deje algún tiempo para disfrutar de la vida.

Todas las acciones suman, todas hacen su papel en el momento adecuado, como una noria.

Rodéate de competentes

Hago equipos a medida para cada proyecto y nos organizamos muy bien trabajando en red, tengo sólo un par de colaboradores estables. Y con muchos amigos con los que colaboro en proyectos también nos repartimos muy bien las tareas.

Para mi un profesional competente es el que es capaz de asimilar rápido lo que le estás pidiendo,  proactivo y que es capaz de darte plazos y cumplirlos. Y por supuesto con la calidad necesaria para ese proyecto, si alguien no cumple esto solo te generará problemas y stress.

Agenda en el momento, incluido las tareas más básicas personales

Ante una llamada teléfonica para una reunión, lo que hago es que sin colgar la llamada siempre apunto la cita antes de despedir a la persona que está al otro lado. Empecé con esa dinámica y la sigo haciendo aunque esté por la calle, a la otra persona seguro que no le importa, al contrario. Pedí a mi mujer que hiciera un calendario en google calendar de sus actividades y de las conjuntas y que lo compartiera conmigo. Cuando ella tiene alguna actividad me aparece en mi calendario y si puedo no me pongo ninguna tarea. Este ha sido uno de los mayores logros.

Las ideas a evernote

Mi gran descubrimiento, las ideas nunca surgen en un despacho delante del ordenador. Y si te propones escribirla al llegar a tu ordenador por arte de magia se ha borrado de tu memoria. Foto, idea, audio, texto, lo tomo todo con el móvil y lo etiqueto para después ser encontrado rápidamente. Puedes leer muchas sugerencias de como usarlo con una categoría especial en el blog ThinkWasabi.

Las ideas surgen en los sitios más inesperados, no esperes a llegar a tu oficina para anotarla, se te olvidará

Mis marcadores están en la nube

Nunca tengo la sensación de no guardar la información relevante que puedo necesitar en un futuro y lo que es más importante se como encontrarla cuando la necesito. Utilizo delicious para etiquetar y guardar los enlaces interesantes, se que  los tengo ahí bien etiquetados. Lo utilizo con plugins en google chrome y en el móvil indistintamente. Casi todos los tengo públicos y cualquiera los puede consultar.

Suscripción RSS y lectura en el móvil

Cada vez que encuentro una web o blog interesante como fuente me suscribo via RSS, dispongo de varios lectores visuales como Feedly y Flipboard en móvil y tablet, pero para dar una vistazo general e individualizada por carpetas de interés utilizo Google Reader en el móvil, los tiempos de espera se convierten en productivos.

Las colas y esperas han pasado a ser momentos de productividad

Gestor de proyectos para trabajos colaborativos

Utilizo un gestor de proyectos en la nube gratuito como clockingit para asignar hitos, tareas a colaboradores y dar a acceso a clientes. Me permite asignar tiempos, controlar el tiempo total de un proyecto, subir documentos, crear wikis, configurar un diagrama de gantt y chatear desde la aplicación con los usuarios conectados. Para proyectos más cortos y para trabajar en documentos utilizo Google Drive.

Etiquetas en el gestor de emails

Trabajo con gmail app, todas mis cuentas corporativas las gestiono desde ahí. Dispongo de firmas diferentes, etiquetas y filtros automáticos según el remitente y el destinatario e incluso reenvíos automáticos si por ejemplo el asunto contiene la palabra factura para reenviarla al asesor fiscal.

No llames por teléfono

Cuando no queda más remedio por supuesto, sobre todo cuando puede haber malentendidos y matices que por email no puede ser interpretados. Lo que se habla se queda en el aire , siempre es mejor por escrito. Si alguien me llama prefiero que me de los datos básicos del proyecto y a partir de ahí trabajar por escrito a través de email.

Dí que no

Esto quizás es lo más me cuesta, no se decir que no, lo reconozco. Me gusta ayudar a todo el mundo que me pide algo y escucharlo pero a veces la cabeza no puede dar todo lo que se le pide. Tienes que decir no alguna vez.

Escribe en un blog

Para mi ha sido como una liberación, quien me conoce sabe que soy un compulsivo de pensar y de generar ideas. La cabeza es como una olla a presión y de vez en cuando hay que abrir un poco la válvula. Escribir en el blog, exponer y organizar mis ideas ha supuesto mucha tranquilidad. A veces remito a la gente a mi blog porque sobre lo que me pregunta ya he escrito y a mi me permite estructurarlo por escrito para revisar y mejorar para el futuro.

Dedica tiempo a tu familia

Mañana también amanece y tendrás tiempo de hacer cosas, no te preocupes, tus hijos  tendrán un día más y tu puedes haberte perdido los mejores días de su vida. No te olvides de eso, porque seguro que te arrepentirás en un futuro si no les dedicas tiempo, y aunque no te des cuenta, mentalmente, sufres. Yo prefiero trasnochar, ser nocturno que perderme un momento con mi familia, aunque a veces se que no hay más remedio.

SAMSUNG

Las fotos son de dos norias, que forman parte de la Ruta de las Norias en Abarán, donde hay más de cinco y 100% operativas. Y en esta están mi mujer María y mis dos hijos Luz María y Fran, este domingo se lo han pasado genial viendo como funcionaban. Os la recomiendo si venís por Murcia.

¿Y tú como lo haces? ¿Alguna sugerencia que nos sirva a todos para tener menos stress, ser más productivos y conciliar la vida personal?

 

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